Trello e Slack sono due strumenti che possono rendere più efficienti e organizzate le tue attività e le tue comunicazioni.
In questo articolo e nel video tutorial che ho realizzato, ti spiego come puoi integrare questi due servizi con i moduli presenti in un sito WordPress.
Perché farlo? Semplice, perché non sempre ricevere un messaggio via email o raccogliere gli indirizzi email in un servizio di email marketing è il modo migliore di gestire una richiesta o un’informazione.
Perché usare Trello e Slack
Trello è un’applicazione basata sul concetto di kanban e ti permette di creare bacheche per organizzare attività, idee e tutto quello che desideri avere sempre organizzato e a portata di mano. Ogni bacheca è come uno spazio di lavoro.
All’interno delle bachece puoi creare diverse liste e in ogni lista puoi inserire le schede. Ogni scheda rappresenta una singola attività, un’idea…
Puoi ad esempio creare una bacheca dedicata al calendario editoriale per il tuo sito. Una lista con le idee per i prossimi articoli, una lista con gli articoli che devono essere scritti, una lista con gli articoli da revisionare e pubblicare e un’altra con la lista degli articoli pubblicati.
Le schede possono essere infatti facilmente spostate da una lista all’altra e a ogni scheda possono essere associate delle etichette e i membri del team possono discutere e collaborare facilmente.
Lo scopo di questo articolo non è quello di spiegarti come funziona Trello, ma se ancora non lo consci, ti consiglio di provarlo. Anche perché è possibile utilizzarlo gratuitamente ed è uno strumento così flessibile che si può adattare a qualsiasi esigenza.
Slack invece è un’applicazione pensata per facilitare le conversazioni e superare i limiti della comunicazione via email o la difficoltà di gestione di altri strumenti, spesso usati erroneamente, come WhatsApp e Messenger.
Se hai provato almeno una volta a gestire un progetto comunicando via email con più persone, forse sai quanto può essere complicato. Conversazioni lunghissime, difficoltà di rintracciare in quale messaggio è stato scritto cosa, testo delle email precedenti copiato in ogni risposta… Insomma, confusione allo stato puro.
Slack trasforma tutto questo proponendo un sistema basato su conversazioni organizzate in diversi canali. Ogni spazio di lavoro su Slack può infatti essere suddiviso in canali, dedicati ognuno a uno specifico argomento. In questo modo solo le persone interessate a un argomento partecipano alla discussione in quel canale.
Slack permette sia comunicazioni sincrone in tempo reale tipiche delle chat, ma può anche essere utilizzato in modalità asincrona come l’email.
Uno dei maggiori punti di forza di Slack è la possibilità di integrarlo con moltissimi servizi. Questo ti consente anche di liberare la tua casella di posta da molti messaggi di notifica che può ricevere più comodamente su Slack.
Così come Trello, anche Slack dispone di un piano gratuito.
Come integrare i moduli sul tuo sito WordPress con Trello e/o Slack
Se mi segui da un po’ di tempo, forse saprai che utilizzo principalmente Gravity Forms come plugin per la creazione di form e moduli di contatti su WordPress.
Lo utilizzo dal 2011 e da allora ho sempre continuato a rinnovare ogni anno la licenza, nonostante non sia l’unico plugin di questo tipo.
Uno dei sui principali vantaggi è l’elevato numero di servizi con i quali è possibile integrarlo. Slack e Trello sono solo due esempi, tra le tante app e i servizi disponibili.
Collegando un modulo a Slack, tu e il tuo team potete essere avvisati istantaneamente ogniqualvolta un modulo viene compilato sul sito e ricevere direttamente su Slack tutte le informazioni che vi servono.
Collegandolo invece a Trello puoi creare dei task o dei promemoria per organizzare all’interno di una bacheca su Trello tutte le attività che possono scaturire da quel modulo. Ad esempio puoi raccogliere le richieste di assistenza, i preventivi da effettuare, oppure le segnalazioni raccolte sul sito…
Si tratta di una modalità di lavoro molto più efficiente rispetto all’utilizzo dei moduli presenti in una pagina web solo per inviare una mail.
Video tutorial su come integrare Slack e Trello con Gravity Forms
Ho preparato un video tutorial nel quale ti spiego come collegare Trello e Slack a un modulo creato con Gravity Forms e ti mostro quanto è semplice farlo.
Per il video sono disponibili anche i sottotitoli e la trascrizione, è sufficiente cliccare sulle rispettive icone presenti in basso a destra nel player per abilitare e disattivare queste funzioni.
L’integrazione di Gravity Forms con Slack e Trello, come hai potuto vedere nel video, è molto semplice. Nel video non l’ho specificato, ma mi pare ovvio sottolineare che per usare queste funzionalità è necessario collegare i due add-on di Gravity Forms rispettivamente con il tuo account Slack e con il tuo account Trello.
Gli add-on per Slack e Trello sono disponibili a partire dal piano Pro di Gravity Forms (quello intermedio).
Gravity Forms ti permette inoltre di inviare i dati raccolti in un modulo a più servizi contemporaneamente. Non devi quindi decidere, per ogni modulo, se inviare un email al tuo indirizzo, inviare una notifica a Slack o a Trello, oppure trasmettere i dati a un servizio di email marketing come ActiveCampaign o MailChimp. Puoi fare tutte queste cose insieme. Volendo puoi anche collegare Gravity Forms a Stripe per ricevere pagamenti.
Ecco, forse dopo questo articolo e questo video, ti è più chiaro come mai dal 2011 ad oggi non ho mai smesso di usare Gravity Forms ;)