Come integrare Trello e Slack con i moduli del tuo sito WordPress e perché farlo

Trello e Slack sono due strumenti che possono rendere più efficienti e organizzate le tue attività e le tue comunicazioni.

In questo articolo e nel video tutorial che ho realizzato, ti spiego come puoi integrare questi due servizi con i moduli presenti in un sito WordPress.

Perché farlo? Semplice, perché non sempre ricevere un messaggio via email o raccogliere gli indirizzi email in un servizio di email marketing è il modo migliore di gestire una richiesta o un’informazione.

Perché usare Trello e Slack

Trello è un’applicazione basata sul concetto di kanban e ti permette di creare bacheche per organizzare attività, idee e tutto quello che desideri avere sempre organizzato e a portata di mano. Ogni bacheca è come uno spazio di lavoro.

All’interno delle bachece puoi creare diverse liste e in ogni lista puoi inserire le schede. Ogni scheda rappresenta una singola attività, un’idea…

Puoi ad esempio creare una bacheca dedicata al calendario editoriale per il tuo sito. Una lista con le idee per i prossimi articoli, una lista con gli articoli che devono essere scritti, una lista con gli articoli da revisionare e pubblicare e un’altra con la lista degli articoli pubblicati.

Le schede possono essere infatti facilmente spostate da una lista all’altra e a ogni scheda possono essere associate delle etichette e i membri del team possono discutere e collaborare facilmente.

Lo scopo di questo articolo non è quello di spiegarti come funziona Trello, ma se ancora non lo consci, ti consiglio di provarlo. Anche perché è possibile utilizzarlo gratuitamente ed è uno strumento così flessibile che si può adattare a qualsiasi esigenza.

Slack invece è un’applicazione pensata per facilitare le conversazioni e superare i limiti della comunicazione via email o la difficoltà di gestione di altri strumenti, spesso usati erroneamente, come WhatsApp e Messenger.

Se hai provato almeno una volta a gestire un progetto comunicando via email con più persone, forse sai quanto può essere complicato. Conversazioni lunghissime, difficoltà di rintracciare in quale messaggio è stato scritto cosa, testo delle email precedenti copiato in ogni risposta… Insomma, confusione allo stato puro.

Slack trasforma tutto questo proponendo un sistema basato su conversazioni organizzate in diversi canali. Ogni spazio di lavoro su Slack può infatti essere suddiviso in canali, dedicati ognuno a uno specifico argomento. In questo modo solo le persone interessate a un argomento partecipano alla discussione in quel canale.

Slack permette sia comunicazioni sincrone in tempo reale tipiche delle chat, ma può anche essere utilizzato in modalità asincrona come l’email.

Uno dei maggiori punti di forza di Slack è la possibilità di integrarlo con moltissimi servizi. Questo ti consente anche di liberare la tua casella di posta da molti messaggi di notifica che può ricevere più comodamente su Slack.

Così come Trello, anche Slack dispone di un piano gratuito.

Come integrare i moduli sul tuo sito WordPress con Trello e/o Slack

Se mi segui da un po’ di tempo, forse saprai che utilizzo principalmente Gravity Forms come plugin per la creazione di form e moduli di contatti su WordPress.

Lo utilizzo dal 2011 e da allora ho sempre continuato a rinnovare ogni anno la licenza, nonostante non sia l’unico plugin di questo tipo.

Uno dei sui principali vantaggi è l’elevato numero di servizi con i quali è possibile integrarlo. Slack e Trello sono solo due esempi, tra le tante app e i servizi disponibili.

Collegando un modulo a Slack, tu e il tuo team potete essere avvisati istantaneamente ogniqualvolta un modulo viene compilato sul sito e ricevere direttamente su Slack tutte le informazioni che vi servono.

Collegandolo invece a Trello puoi creare dei task o dei promemoria per organizzare all’interno di una bacheca su Trello tutte le attività che possono scaturire da quel modulo. Ad esempio puoi raccogliere le richieste di assistenza, i preventivi da effettuare, oppure le segnalazioni raccolte sul sito…

Si tratta di una modalità di lavoro molto più efficiente rispetto all’utilizzo dei moduli presenti in una pagina web solo per inviare una mail.

Video tutorial su come integrare Slack e Trello con Gravity Forms

Ho preparato un video tutorial nel quale ti spiego come collegare Trello e Slack a un modulo creato con Gravity Forms e ti mostro quanto è semplice farlo.

Per il video sono disponibili anche i sottotitoli e la trascrizione, è sufficiente cliccare sulle rispettive icone presenti in basso a destra nel player per abilitare e disattivare queste funzioni.

Integrare Trello e Slack con WordPress e Gravity Forms

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In questo video ti voglio mostrare uno, anzi due strumenti che possono rendere più efficienti e più organizzate le tue attività e le tue comunicazioni e ti mostrerò quanto è semplice integrarli con il tuo sito WordPress. I due strumenti ai quali mi riferisco sono Trello e Slack. Si tratta di due servizi molto popolari e usati per rendere più facile l'organizzazione e la gestione di progetti e anche la comunicazione all'interno dei gruppi di lavoro. Trello è basato sul concetto di kanban sviluppato e reso celebre da Toyota. La casa automobilistica nipponica. Kanban, infatti, in giapponese significa bacheca. Trello infatti è basato sull'uso delle bacheche all'interno delle quali vengono inserite delle schede. Trello è molto flessibile in quanto ti permette di creare tutte le bacheche che vuoi per gestire i progetti nella modalità e nell'ordine che preferisci. Slack invece, è sostanzialmente una piattaforma di comunicazione per gruppi di lavoro, permette di superare i limiti delle email e anche l'ingestibilità di altri canali di comunicazione, come ad esempio WhatsApp e Messenger. E inoltre facilmente integrabile con tantissimi servizi esterni e questo è uno dei suoi principali punti di forza. Negli ultimi anni ha dovuto fronteggiare anche la concorrenza di Microsoft Teams ma per il momento Slack è ancora sulla scena preferita da molti, da molte aziende e tra l'altro anche dal sottoscritto. Ora però ti voglio mostrare come integrare sia Slack sia Trello con il tuo sito WordPress e per farlo utilizzerò uno dei miei plugin preferiti che utilizzo per sviluppare e creare moduli sui siti WordPress. Il plugin in questione si chiama Gravity Forms. Se mi segui da un po' di tempo ne avrai sentito parlare perché ne ho parlato in diverse occasioni su diversi articoli e anche in alcuni video. Gravity Forms ti consente di creare moduli su un sito WordPress e integrare questi moduli con moltissimi servizi esterni come esempio Slack e Trello. In questa schermata ti mostro un semplicissimo form di contatto che può essere utilizzato o per raccogliere richieste di assistenza o altro tipo di comunicazione o, ad esempio, leggermente modificato anche per attività di lead generation, per acquisire nuovi contatti, richieste di preventivo e quant'altro. Solitamente la maggior parte dei moduli che una persona inserisce all'interno una pagina su un sito, un sito WordPress in questo caso specifico, sono finalizzati all'invio di una mail a un destinatario o più destinatari. È chiaro, però la mail non è sempre il mezzo più efficiente. Ad esempio in alcuni casi si avrebbe la necessità di tracciare meglio queste comunicazioni oppure di gestirle all'interno di un team di lavoro. È chiaro che se anche io mando una mail e questa mail arriva a più persone, è un po' complicato poi gestire il processo di chi risponde per primo ed evitare che due persone rispondono alla stessa richiesta e che venga tenuta traccia di come e chi ha effettuato la risposta. Per questo motivo può essere molto utile e interessante agganciare moduli di questo tipo a strumenti come Trello e come Slack. Se utilizzi Gravity Forms a seconda del tipo di abbonamento, avrai disposizione a tutta una serie di estensioni che ti permettono di ampliare le possibilità, permettendoti di integrare ogni modulo che crei con Gravity Forms con uno o più servizi esterni, ad esempio tra quei servizi esterni ci sono quelli di cui ti parlerò in questo video ossia Slack e Trello. Puoi vedere questo è l'add-on per Slack che ho già provveduto a installare e attivare. L'ho fatto automaticamente qui nella bacheca del sito e poi anche quello di Trello. Andiamo quindi nella sezione del mio sito dedicato a Gravity Forms, nella parte moduli e qua ho già creato un modulo di contatto finalizzato appunto a questo test. Questo esperimento. Ho creato campi nome, cognome, un campo con un pulsante radio per permettere agli utenti di scegliere tra email e telefono e attivando anche una logica condizionare di questo tipo, ossia se l'utente seleziona che preferisce essere contattato via email, viene mostrato il campo per fargli inserire l'indirizzo email. Viceversa se sceglie il telefono compare l'altro campo. L'utente può scegliere anche il livello di urgenza tra non urgente, urgente e normale e poi scrivere un messaggio. Volendo posso aggiungere tutti i campi che voglio Gravity Forms me ne mette a disposizione una quantità e una tipologia pressoché infinita. L'aspetto che però mi interessa è questo: ogni modulo in Gravity Forms Adesso che ho attivato l'integrazione con Slack e Trello permette di agganciarsi a Slack e quindi io qua ho creato un feed. In questa schermata vedo la schermata del feed che rappresenta il collegamento tra Gravity Forms, questo modo di Gravity Forms, in particolare e Slack. Posso assegnare un nome a questo feed e decidere che l'azione predefinita, sia quella di inviare un messaggio in un canale pubblico su Slack. Infatti su Slack la comunicazione è organizzata in canali. Possono essere canali privati, pubblici o quant'altro oppure messaggi diretti a un utente specifico. In questo caso ho assegnato la comunicazione sul canale gravityformsnotification che è un canale che qua sul mio account Slack puoi vedere in questa schermata. E posso utilizzare tutti i campi compilati dall'utente del modulo, per formattare il messaggio anche andrà su Slack, quindi nome richiesta, il livello di urgenza, da nome, cognome, il messaggio, da contattare, via email o telefono e qui i dettagli dell'indirizzo email o del numero di telefono. Volendo Gravity Forms, come al solito, permette anche di stabilire una logica condizionale, ossia posso far partire un determinato messaggio, far compiere una determinata azione, se l'utente compila in un certo modo il modulo, oppure un'altra azione se compila in un altro modo. Io ad esempio potrei anche fare in modo di creare un feed che manda un messaggio su un canale pubblico su Slack se un utente ha scelto email come mezzo di comunicazione e mandare invece un messaggio diretto utente, quindi creando un altro feed se l'utente preferisce essere contattato al telefono. Comunque questo al momento è poco importante. Proviamo a fare un test di questo, di questo modulo. io adesso vado qua sul sito mi basta Vedi che se io scelgo email compare il campo e-mail se scelgo telefono, compare telefono. Supponiamo chi io qua come email inserisca un indirizzo email di test. Scelgo il livello di urgenza in urgente. Qua inserisco un testo e invio. Mi basta inviare il messaggio e andando su Slack, ecco qua che vedo già arrivare il messaggio. Nuova richiesta urgente da Mario Rossi qua il testo che ho inserito dal modulo, da contattare via email con l'indirizzo. Quindi in questo modo il mio gruppo di lavoro sul Slack può ricevere in tempo reale tutte le notifiche che arrivano dal sito, evitando quindi che sia una persona o più persone a ricevere per email un messaggio e dove si è difficile gestire il flusso di lavoro, originato da quel messaggio. Così facendo, tutti vedono su Slack la notifica: tutti oppure chi voglio vedono questa notifica e si può decidere in maniera collaborativa chi debba gestire questo flusso di lavoro, questa azione. Ok. Vediamo invece lo stesso iter, lo stesso flusso, per quanto riguarda Trello. Mi basta andare qua nella sezione Trello del mio modulo creato con Gravity Forms. Andare a vedere com'è configurato il feed relativo a Trello e in questo caso do un nome, posso scegliere la bacheca di Trello. La lista da utilizzare per Trello, dare un nome anche qua inserire un messaggio e formattato con livello, livello d'urgenza da contattare, via telefono o email, in base a quello che risponde. Qua le informazioni, qual il messaggio. Posso segnare anche una data di scadenza in modo che ogni task, ogni compito creato su Trello abbia già una scadenza preimpostata a partire da oggi. Quindi io posso dire tutte le richieste che arrivano dal sito devono essere elaborate entro tre giorni e su Trello mi vanno a finire già schedulate, programmate con 3 giorni di scadenza. Posso assegnare anche un'etichetta ed eventualmente anche componenti se più membri in quella bacheca su Trello, anche in questo caso, posso andare a compilare il modulo, ma per semplicità ti mostro che il modulo che ho compilato prima che è andato su Slack, contemporaneamente è andato anche su Trello. Anche qua cliccando puoi vedere la nuova richiesta Mario Rossi nella lista To Do, etichetta rossa come stabilito su Gravity Forms, livello urgente da contattare via e-mail il contatto e qua il nome. Qua le persone possono decidere come gestire tutto il resto Io qua su Trello, potrei creare un'altra lista fondamentalmente chiamata Doing per le cose da fare. Ok e un'altra qua per le cose già fatte. In questo modo quando arriva una richiesta e la voglio elaborare, la sposto qua durante la lavorazione in corso e quando la lavorazione di questo task è terminata, posizionarlo qua. Quindi, come puoi vedere, è molto facile gestire tutte le richieste che hanno origine da un modulo di Gravity Forms. Integrarle all'interno dei flussi di lavoro sia su Trello sia su Slack. È veramente molto, molto semplice. Ti basta su Gravity Forms attivare gli add-on e decidere come configurare questi collegamenti. Visto che non ci costa nulla proviamo a fare un'ulteriore test. Stavolta telefono, un numero a caso, livello d'urgenza normale, prova messaggio. Inviamo. Vedi. Richiesta da Luisa Verdi direttamente arrivata sul canale Slack. Richiesta Luisa Verdi direttamente arrivata anche su Trello. Come vedi l'integrazione di questi strumenti con Gravity Forms è molto, molto semplice e può cambiare veramente il tuo modo di lavorare, soprattutto se collabori con altre persone e se devi coordinare progetti o altre attività con più persone. Come ti avevo anticipato all'inizio del video hai visto quanto è semplice e rapido collegare servizi come Slack e Trello a un sito WordPress, sfruttando le incredibili potenzialità di un plugin come Gravity Forms. Aspetto ancor più interessante e che per questo collegamento non è richiesto l'acquisto o l'iscrizione a servizi aggiuntivi come Zapier, ma il collegamento tra Gravity Forms e Slack e Gravity Forms e Trello è diretto, facile e immediato. Ti ho mostrato due esempi molto molto semplici, ma le potenzialità sono veramente enormi e pressoché infinite. Lascio a te chiaramente scoprirle, in base in modo da adattare meglio queste possibilità alle tue esigenze. Come sempre, spero che abbia trovato utile questo video e ti suggerisco di iscriverti per non perdere i prossimi aggiornamenti.

L’integrazione di Gravity Forms con Slack e Trello, come hai potuto vedere nel video, è molto semplice. Nel video non l’ho specificato, ma mi pare ovvio sottolineare che per usare queste funzionalità è necessario collegare i due add-on di Gravity Forms rispettivamente con il tuo account Slack e con il tuo account Trello.

Gli add-on per Slack e Trello sono disponibili a partire dal piano Pro di Gravity Forms (quello intermedio).

Gravity Forms ti permette inoltre di inviare i dati raccolti in un modulo a più servizi contemporaneamente. Non devi quindi decidere, per ogni modulo, se inviare un email al tuo indirizzo, inviare una notifica a Slack o a Trello, oppure trasmettere i dati a un servizio di email marketing come ActiveCampaign o MailChimp. Puoi fare tutte queste cose insieme. Volendo puoi anche collegare Gravity Forms a Stripe per ricevere pagamenti.

Ecco, forse dopo questo articolo e questo video, ti è più chiaro come mai dal 2011 ad oggi non ho mai smesso di usare Gravity Forms ;)