Calendly: come funziona e come utilizzarlo per gestire gli appuntamenti

Scritto da Tiziano Fogliata

Calendly è uno di quei servizi che considero ormai indispensabili. Se non lo conosci, in questo articolo ti spiegherò a cosa serve, come funziona e quali sono i vantaggi di questo strumento.

Cos’è Calendly

È un servizio che semplifica la programmazione degli appuntamenti evitando di dover ricorrere a continui scambi di messaggi tra più persone per trovare il giorno e l’orario perfetto.

Inoltre, Calendly si sincronizza con il tuo (o i tuoi) calendari preferiti. Sono supportati Google Calendar, i calendari di Apple iCloud, quelli di Outlook, Office365 o Microsoft Exchange. Questa funzionalità ti permette di avere il calendario sempre aggiornato, quando qualcuno prenota un appuntamento e ti evita che qualcuno prenoti quando tu hai già un altro impegno.

Come funziona Calendly

Come e perché utilizzare Calendly per gestire i tuoi appuntamenti

Come e perché utilizzare Calendly per gestire i tuoi appuntamenti

Per utilizzare Calendly si parte dalla creazione di un account gratuito, che ti permette di provare per 14 giorni tutte le funzionalità offerte. Scaduti i 14 giorni, potrai comunque continuare a utilizzare la versione gratuita di Calendly.

L’elemento principale di Calendly sono gli eventi. Ogni evento è l’elemento che vuoi rendere prenotabile. Ecco alcuni tipi di evento che potresti creare:

  • la telefonata da 15 minuti;
  • la call su Zoom da 30 minuti;
  • l’incontro in studio da 1 ora;
  • la sessione di consulenza da 90 minuti;
Screenshot che mostra una serie di eventi creati su Calendly

Per ogni evento puoi impostare delle caratteristiche, delle regole e dei requisiti.

Quando crei un evento puoi definire:

  • il nome da assegnare all’evento;
  • il luogo, se fisico o virtuale (Zoom, Google Meet, GoToMeeting, Microsoft Teams o telefono);
  • la durata dell’evento;
  • e molto altro…

Calendly mette a disposizione tutta una serie di opzioni per ogni evento, che sono incredibilmente utili per gestire il tuo tempo nel miglior modo possibile.

Per quanto riguarda il luogo, hai la possibilità di inserire anche più luoghi per un evento e permettere alle persone di scegliere quale preferiscono. Potresti ad esempio indicare Zoom, Telefono e Google Meet e lasciare decidere a chi prenota.

Puoi definire degli intervalli di tempo che fungono da cuscinetto tra un appuntamento e il successivo. Questo per evitare prenotazioni troppo vicine tra di loro.

Orari disponibili per la prenotazione

È possibile impostare un limite massimo giornaliero per la prenotazione di un tipo di evento. In questo modo puoi offrire non più di una consulenza telefonica gratuita al giorno.

Puoi rendere prenotabile quell’evento solo in un determinato intervallo di date, oppure scegliere un intervallo mobile (ad esempio le successive 2 settimane). Questo se non vuoi, ad esempio, che qualcuno blocchi la tua agenda prenotando un appuntamento con te tra 12 mesi.

Calendly permette anche di impostare un intervallo di preavviso minimo per prenotare un appuntamento. In questo modo eviti che qualcuno possa fissare un appuntamento con te tra 5 minuti, ma decidere che, come minimo, il primo appuntamento prenotabile sia tra 24 ore.

Inoltre Calendly ti offre molte possibilità per definire le tue disponibilità, ossia gli intervalli di tempo nei quali le persone possono prenotare un evento.

È possibile definire disponibilità diverse e personalizzate per ogni evento. Oppure creare dei calendari di disponibilità da utilizzare per i vari eventi. Questo per evitare di dover gestire manualmente le disponibilità per ogni singolo evento.

Puoi decidere di impostare le disponibilità in base al giorno della settimana ma anche definire disponibilità personalizzate per una specifica data.

Un’accortezza che devi osservare utilizzando Calendly è quella di gestire manualmente le eventuali festività. Questo strumento infatti, essendo adatto alla prenotazione di diversi tipi di evento, non considera automaticamente festività come il Natale o Capodanno come non prenotabili.

Se, ad esempio, tu hai impostato un evento come disponibile tutti i giovedì dalle 14 alle 17, e quell’anno il Natale cade di giovedì, devi ricordarti di escludere il 25 dicembre dalle disponibilità.

Integrare Calendly con più calendari

È possibile collegare un account Calendly a diversi tipi di account di Calendari (Google Calendar, iCloud, quelli di Outlook, Office365 o Microsoft Exchange) per la verifica dei conflitti, ossia per controllare che non ci siano altri appuntamenti in quel momento.

Ma è possibile impostare un solo calendario nel quale inserire e registrare la prenotazione e questo ha anche senso. Anche perché, ritrovarsi lo stesso appuntamento su più calendari, rischiererebbe di far scattare un carnevale di Rio di notifiche ogni volta che arriva il momento dell’evento.

Caratteristiche di Calendly

Oltre alle funzionalità che ti ho elencato, Calendly dispone di altre caratteristiche molto utili per rendere più flessibile la gestione degli appuntamenti e più personalizzata l’esperienza degli utenti.

Quando si crea un evento, Calendly mette a disposizione una pagina di prenotazione per quell’evento. Tale evento può essere visibile anche nella pagina principale del tuo account, attraverso la quale le persone possono consultare tutti gli eventi che sono prenotabili con te.

Ma puoi anche rendere l’evento segreto. In questo modo, solo chi ha il link della pagina dell’evento può prenotarlo. Personalmente uso molto di più questa opzione, dato che preferisco scegliere io quale evento far prenotare alle persone.

Sempre sulla pagina dell’evento puoi anche definire quali campi deve compilare la persona che desidera prenotare un appuntamento con te. Si parte dal nome e dall’email, ma è possibile aggiungere anche il numero di cellulare (Calendly può inviare anche SMS di promemoria) oppure altri campi personalizzati. I vari campi possono essere anche pre-popolati se desideri passare dei parametri tramite URL.

I campi che puoi aggiungere sono di vario tipo:

  • singola riga di testo;
  • blocco di testo;
  • checkbox;
  • pulsanti radio;
  • numero di telefono.

Inoltre, puoi offrire alle persone la possibilità di invitare ospiti aggiuntivi all’evento, inserendo i loro dati. Come vedi sono molte le possibilità offerte da questo strumento.

Con Calendly puoi inoltre impostare e personalizzare email di conferma, di promemoria e di follow-up agli eventi. Questo per limitare al massimo la possibilità che le persone si dimentichino di un appuntamento. Come ti ho accennato, nei piani a pagamento è anche possibile inviare promemoria via SMS, ovviamente se hai predisposto il campo numero di telefono nel modulo di prenotazione.

Calendly offre anche una funzionalità chiamata Workflows, che permette di impostare regole ancora più avanzate per inviare promemoria e altri messaggi associati agli eventi.

Un altro aspetto che è possibile personalizzare è la pagina di conferma al termine della prenotazione. Puoi infatti scegliere tra quella di default di Calendly, che visualizza un riassunto della prenotazione e la possibilità di aggiungere l’evento al proprio calendario. Oppure scegliere di reindirizzare gli utenti su un URL di tua scelta.

Creare singoli appuntamenti con orari personalizzati

La funzionalità One-Off Meeting di Calendly ti permette di creare un evento singolo e prenotabile solo una volta, con intervalli di date e luogo personalizzato, da condividere con un invitato.

Se ad esempio vuoi offrire al Cliente X una serie di date e orari personalizzati, che sono diversi rispetto a tutti gli altri tuoi eventi creati su Calendly, puoi farlo creando un One-Off Meeting.

Fare un sondaggio per trovare data e orario che vanno bene a tutti

Quante volte, per le riunioni e gli incontri tra più persone è difficile trovare un momento ideale per tutti.

Con la funzione Meeting Poll, Calendly basta selezionare una serie di proposte di date e orari e inviare il link agli invitati, in modo che tutti possano selezionare quelle che preferiscono. Hai inoltre la possibilità di bloccare quegli slot di tempo, così che non siano prenotabili per altri eventi.

Una volta fatto, ti basterà scegliere tra quelle che hanno ricevuto più voti e gli invitati riceveranno la conferma. Si tratta di una funzionalità molto comoda che è stata aggiunta di recente.

Offrire appuntamenti a pagamento con Calendly

Calendly, nei piani a pagamento, consente anche di mettere in vendita la possibilità di prenotare un evento. Se ad esempio offrire visite, consulenza o altro tipo di sessioni a pagamento, puoi utilizzare la possibilità di integrare Calendly con Stripe o PayPal per creare eventi prenotabili solo a fronte di un pagamento.

Personalmente non utilizzo le funzionalità integrate di Calendly per ricevere i pagamenti ma ho scelto altre strade che mi permettono di sfruttare ThriveCart o WooCommerce, i sistemi di pagamento che già utilizzo. Magari però di questo ne parlerò in un prossimo articolo, per non mettere qui troppa carne al fuoco ;)

Tracciamento con Google Analytics e Facebook Pixel

Se utilizzi la prenotazioni di appuntamenti in una logica di funnel o di lead generation, può essere molto utile poter tracciare la prenotazioni di appuntamenti come conversioni. Con i piani a pagamento di Calendly è possibile sfruttare Google Analytics e/o il il codice del Pixel di Facebook per tracciare queste attività e monitorare le conversioni.

Come condividere un invito a prenotare un evento

Una volta creato un evento, per ricevere le prenotazioni hai a disposizione diverse opzioni.

La prima, più semplice, è quella di condividere via email, WhatsApp, sul sito o altro mezzo, il link alla pagina di prenotazione dell’evento.

Un’altra è quella di incorporare il modulo di prenotazione in una pagina del tuo sito. Calendly infatti permette di ottenere un codice di embed che ti permette di inserire il per evitare che le persone abbandonino il tuo sito. Una modalità di embed consente anche di aprire la maschera di prenotazione sotto forma di popup.

Il codice di embed dispone di diverse opzioni di personalizzazione e può essere facilmente inserito sulle varie tipologie di sito, sia che utilizzi WordPress, sia piattaforme come Shopify, Wix…

Calendly offre anche la possibilità di inserire direttamente all’interno di una mail, delle proposte di date e orari per un appuntamento. In questo modo l’invitato ha la possibilità di vedere gli orari disponibili nella mail che riceve.

Come funziona Calendly per gli invitati e cosa vedono quando prenotano

Utilizzo Calendly dal 2018 e non ho mai conosciuto una persona che non sia riuscita a prenotare un appuntamento. Un grandissimo vantaggio di questo strumento risiede nella sua facilità d’uso.

Gli invitati si trovano di fronte una semplice schermata di prenotazione (disponibile anche in lingua italiana) attraverso la quale inseriscono i loro dati, scelgono il giorno e poi l’orario, tra quelli disponibili. Basta, zero complicazioni e zero stress.

La sequenza di prenotazione di un appuntamento con Calendly
Bastano pochi secondi per prenotare un appuntamento

Inoltre, se tu lo hai impostato per quell’evento, gli invitati possono avere a disposizione un link per poter cancellare o riprogrammare l’evento. In questo modo sono autonomi anche in caso di variazioni o imprevisti che gli rendono impossibile presentarsi all’appuntamento.

Integrazioni con altri servizi

Un servizio è tanto più utile quanto è possibile integrarlo con altri. Da questo punto di vista Calendly offre molte possibilità.

A livello di sincronizzazione con altri calendari sono supportati: Google Calendar, iCloud, Outlook, Office365 e Microsoft Exchange

Come software di videoconferenza sono supportati: Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, GoToMeeting, Webex.

Personalmente ho sempre usato Calendly con Zoom, e supportato vuol dire che automaticamente Calendly genera l’URL univoco per accedere alla call su Zoom e lo invia alla persona che ha prenotato. Questo significa, che il giorno dell’evento tu ti trovi già il meeting programmato su Zoom e non devi preoccuparti di inviare il link al destinatario.

Altre integrazioni supportate e che utilizzo sono quelle con ActiveCampaign, Slack e Zapier.

Mentre altre disponibili, che però non ho mai provato sono quelle con Salesforce, Hubspot, MailChimp, Greenhouse Recruiting e Intercom.

Calendly dispone inoltre di API che permettono di interagire con servizio tramite altre applicazioni.

Automazioni con Calendly e Zapier

Collegando Calendly con Zapier è possibile innescare tutto l’arsenale di automazioni disponibili con quest’ultimo.

I trigger, ossia gli attivatori disponibili sono quando viene prenotato un appuntamento e quando viene cancellato un appuntamento.

Integrare Calendly con ActiveCampaign

Grazie alla possibilità di collegare questi due servizi, puoi realizzare delle automazioni su ActiveCampaign in base a quello che avviene su Calendly.

I contatti di ActiveCampaign che effettuano prenotazioni vengono immediatamente taggati, così da poterli riconoscere ed eventualmente segmentare. Inoltre puoi mappare diversi campi relativi all’evento all’interno dei campi personalizzati che puoi creare su ActiveCampaign.

Mappatura dei campi di Calendly su ActiveCampaign

Un esempio di queste integrazioni può essere una sequenza per invitare contatti, clienti o potenziali clienti a prenotare una call o una demo. Una volta che un contatto ha effettuato la prenotazione, esce automaticamente da questa automazione ed eviti così di inviargli ulteriori inviti.

Calendly offre la possibilità di generare link monouso per la prenotazione di appuntamenti. Cosa sono e a cosa servono questi link?

Ora, immagina che le persone abbiano a disposizione un link per prenotare un appuntamento gratuito con te.

Nel caso fossero tutte persone di buon senso, effettuerebbero una sola prenotazione.

Nel caso contrario, ci potrebbe essere qualche fenomeno che, visto che l’appuntamento è gratuito inizierebbe a fissare più appuntamenti in varie date, in modo da poter scegliere poi con comodo a quale appuntamento presentarsi. Sono certo di questa tipo di comportamento perché l’ho visto verificarsi più volte ;)

Il link monouso di Calendly previene proprio questo tipo di abuso, dato che permette di prenotare solo una singola volta, poi scade.

Esempio di link monouso di Calendly
Esempio di link monouso

Funzionalità per i team di lavoro

Calendly offre vantaggi e funzionalità per gestire prenotazioni per gruppi di lavoro all’interno di un’azienda. Per il reparto vendite, il marketing, le risorse umane, per il supporto e le attività di onboarding, Calendly è uno strumento impiegato da moltissime aziende.

È possibile definire ruoli amministrativi all’interno dei team, per la creazione di eventi e la definizione delle regole per le prenotazione degli appuntamenti.

Alternative a Calendly

Il settore degli strumenti per pianificare gli appuntamenti è molto affollato e non mancano le alteranative. Ho già dedicato un articolo alle varie soluzioni per gestire gli appuntamenti, che ti invito a leggere.

Ti posso offrire la mia esperienza personale. Avendo provato anche altri servizi e plugin per WordPress, alla fine sono sempre rimasto su Calendly perché è quello che offre tutte le funzionalità che mi servono. È semplicissimo da usare e non mi ha mai dato un problema.

Non è adatto a tutti. Non è ad esempio un servizio adatto per la prenotazione di hotel, saloni di bellezza o altre attività del genere.

Benefici di Calendly

Utilizzo Calendly da parecchio tempo, per la precisione è dal 2018 che ho sottoscritto un piano a pagamento e ogni anno l’ho sempre rinnovato con piacere, perché si è dimostrato uno strumento utilissimo per la pianificazione degli appuntamenti. Mi evita di sprecare una marea di tempo in attività superflue e permette di offrire un servizio migliore e più professionale ai clienti o ai potenziali clienti.

Segnalo anche che l’interfaccia amministrativa di gestione di Calendly è in lingua inglese, ma le pagine di prenotazioni che vedono i tuoi utenti sono in italiano.

Inoltre, Calendly mette a disposizione un’app per iOS e Android che ti permette di gestire facilmente gli appuntamenti, creare link monouso e ricevere notifiche ogni volta che ricevi una prenotazione.

Esiste anche un’estensione per il browser Google Chrome per semplificare ancor di più l’utilizzo di questo strumento.

Se hai spesso necessità di organizzare appuntamenti o sei alla ricerca di uno strumento per permettere alle persone di prenotare degli appuntamenti con te o la tua azienda, Calendly è un servizio da provare.

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5 commenti su “Calendly: come funziona e come utilizzarlo per gestire gli appuntamenti”

  1. Buongiorno Tiziano,
    ho sottoscritto un abbonamento con pagamento mensile.
    E’ possibile disdirlo o devo portarlo al termine dell’annualità?
    Grazie
    Daniela G.

    Rispondi
    • Buongiorno Daniela, per la maggior parte dei servizi online, di solito, l’unico vantaggio del pagamento mensile è proprio quello di poterlo disattivare quando si vuole, senza dover aspettare la scadenza dei 12 mesi. Però per qualsiasi info relativa alla fatturazione ti suggerisco di contattare direttamente il supporto di Calendly.

      Rispondi

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