Quale soluzione scegliere per gestire e pianificare i tuoi appuntamenti

Scritto da Tiziano Fogliata
Aggiornato il

Se ti stai chiedendo se le soluzioni che permettono di gestire gli appuntamenti sono utili, ti rispondo subito: sì, sì e ancora sì ;)

Al di là delle funzionalità offerte, già il fatto stesso di utilizzare un sistema che permetta a un soggetto X di fissare un appuntamento (in completa autonomia) in base alle disponibilità del soggetto Y, fa sì che queste soluzioni debbano rientrare nella cassetta degli attrezzi di qualsiasi persona voglia usare il proprio tempo in modo più efficiente.

Se hai già provato l’inebriante gioia di scambiare 10 messaggi via email per trovare la data e l’orario giusto per una telefonata o un appuntamento, sai già di cosa sto parlando.

Se all’interno della tua settimana lavorativa hai la necessità di fissare appuntamenti con clienti o potenziali clienti, fornitori, colleghi… una soluzione che ti permetta di automatizzare la gestione degli appuntamenti è una scelta che ti consiglio di fare.

Non parliamo poi di quelle realtà come palestre, studi dentistici, centri yoga, estetisti, parrucchieri, che fondano gran parte della loro attività sugli appuntamenti. In questo articolo tratterò anche di alcune soluzioni adatte a loro, ma mi focalizzerò soprattutto sulle esigenze del consulente e del professionista:

  • che cerca un sistema per automatizzare la gestione degli appuntamenti;
  • che ancora non ci ha pensato ma che dovrebbe farlo;
  • che ha bisogno di un metodo per la gestione degli appuntamenti come parte finale di un proprio funnel.

Servizi esterni o plugin per WordPress per gli appuntamenti?

Faccio una premessa: questo articolo rappresenta una visione estremamente personale e soggettiva basata sulla mia esperienza. Non vuole essere una guida a tutte le migliori soluzioni per la gestione degli appuntamenti.

Nell’articolo ti suggerisco alcune soluzioni, classificate in due categorie principali. Si tratta dei servizi esterni, come Calendly, Acuity Scheduling o Appointlet. Oppure di plugin per WordPress come Bookly o Amelia o Simply Schedule Appointments. In fondo all’articolo, troverai un elenco di altri plugin per WordPress per gestire appuntamenti e prenotazioni.

Le funzionalità base necessarie

Parto con un accenno a quelle che considero le funzionalità essenziali, che secondo me dovrebbe avere un sistema per la gestione degli appuntamenti.

Sincronizzazione con il proprio calendario

Questa è una caratteristica fondamentale soprattutto per i professionisti o, più in generale, per i singoli utenti.

Poter sincronizzare la disponibilità per gli appuntamenti con il proprio calendario personale è il requisito essenziale per evitare di trovarsi gli appuntamenti fissati nei momenti sbagliati.

Mi riferisco in particolare alla sincronizzazione con Google Calendar e possibilmente anche con i calendari Apple iCloud, Outlook.com, Exchange, e Office 365. Non tutti infatti utilizzano Google Calendar.

Da questo punto di vista, i servizi esterni come Calendly, Acuity Scheduling e Appointlet consentono una maggiore libertà, dato che offrono integrazioni con tutti i principali fornitori: Google, Apple e Microsoft.

Calendly offre un’interessante funzionalità, che permette di agganciarsi a diversi calendari in modo da verificare la disponibilità per gli appuntamenti anche su account multipli. Utile per chi ad esempio usa Google Calendar per lavoro ma il calendario su iCloud per la vita privata.

Acuity Scheduling consente anch’esso di collegarsi a più account per verificare la disponibilità su più calendari, ma poi aggiunge gli appuntamenti su tutti gli account collegati.

I plugin per WordPress come Bookly e Amelia offrono invece solo la sincronizzazione con Google Calendar.

Creazione di diverse tipologie di appuntamento

Nella maggior parte dei casi, è limitante disporre di un sistema che consenta di fissare un solo tipo di appuntamento. È utile infatti poter prevedere la telefonata da 15 minuti, la call di mezz’ora, la sessione di consulenza da 60 minuti o quella da 120 minuti. Ci sono inoltre gli appuntamenti gratuiti e quelli a pagamento.

Sarebbe impossibile gestire tutto con un solo tipo di appuntamento.

Per questo motivo, la maggior parte dei servizi consentono di creare diverse tipologie di eventi che possono essere prenotati.

Arrivati a questo punto cominciano a manifestarsi le logiche differenti con le quali sono stati concepiti di diversi strumenti. Come spesso accade infatti, non ne esiste uno che sia adatto a tutte le situazioni.

Praticamente tutte le soluzioni consentono di definire alcune caratteristiche comuni per ogni tipologia di appuntamento, come:

  • la durata di ogni appuntamento;
  • il buffer temporale, ossia quanto margine di sicurezza lasciare prima e dopo ogni appuntamento;
  • l’intervallo temporale minimo entro il quale permettere di fissare un appuntamento (per evitare che una persona ti prenoti un appuntamento 5 minuti prima).

I plugin per WordPress come Bookly e Amelia e servizi come Acuity Scheduling offrono un’ulteriore funzionalità, ossia la possibilità di inserire servizi aggiuntivi opzionali per ogni tipo di appuntamento.

Supponiamo ad esempio un centro estetico che offra un servizio di pedicure. Ogni appuntamento ha una durata standard di 20 minuti. Supponiamo però che ci siano anche dei servizi extra, come il massaggio al cardamomo (me lo sono inventato in questo momento ;)), che richiede 15 minuti in più.

Poter offrire la possibilità di prenotare anche il servizio extra è un vantaggio, che non è previsto per alcune soluzioni, come ad esempio Calendly e Appointlet.

Facilità d’uso, soprattutto per l’utente finale

È probabile che molte persone preferiscano prenotare con una telefonata o un messaggio via smartphone. Obbligarli quindi a cliccare su un link per inserire dei dati e fare delle scelte, rappresenta quindi uno sforzo, anche se minimo e quasi ridicolo. Fortunatamente però, per molti altri, la libertà di poter prenotare liberamente e quando vogliono, vale questo piccolissimo sforzo.

Da questo punto di vista, i servizi come Calendly, Acuity Scheduling offrono un’interfaccia molto semplice e facile da utilizzare e ridotta all’essenziale per evitare errori in fase di prenotazione.

Esempio di prenotazione con Calendly
Esempio di prenotazione con Calendly

Invio di promemoria e gestione delle cancellazioni

Non mi soffermerò molto su questo punto, che però è importantissimo, dato che immagino che nessuno ami le persone che arrivano in ritardo o che non si presentino a un appuntamento.

La possibilità di inviare promemoria è una componente utilissima di questi sistemi. Permette infatti di ricordare ai partecipanti che si sta avvicinando la data e l’ora dell’appuntamento, evitando quindi i cosiddetti “bidoni”, più o meno volontari ;)

Tutti i servizi consentono solitamente l’invio di email personalizzabili che possono essere pianificate con determinati intervalli ed è anche possibile, in alcuni casi, ricorrere all’invio di SMS. Soluzioni come Calendly e Acuity Scheduling includono questa funzionalità nei piani più “costosi”. Appointlet la rende possibile mediante un’integrazione con Zapier, che è quindi un po’ più macchinosa.

Ti potrebbe sorprendere che anche plugin per WordPress come Bookly e Amelia, offrono questo servizio. In questi casi il costo di invio degli SMS viene pagato a consumo.

Associata ai promemoria è molto comoda anche la possibilità per i partecipanti di cancellare un appuntamento. In questo modo, ed entro certi limiti di tempo (non quindi 5 minuti prima), se sorgono impegni improvvisi è possibile cancellare o riprogrammare un appuntamento. Il tutto senza dover necessariamente scrivere o telefonare per dare disdetta, ma facendo il tutto in completa autonomia. Funzionalità incredibilmente comoda, come puoi immaginare.

Integrazioni e marketing automation

Questo è un aspetto fondamentale per alcuni (tipo il sottoscritto che è un amante della marketing automation) e irrilevante per altri.

La possibilità di integrare il sistema per gli appuntamenti con Stripe, PayPal è infatti indispensabile se vuoi vendere appuntamenti a pagamento. Servizi come Calendly, Acuity Scheduling e Appointlet si integrano con Stripe e/o PayPal.

Plugin per WordPress come Bookly e Amelia si integrano direttamente con Stripe o PayPal oppure con WooCommerce.

Inoltre, praticamente tutti si integrano con servizi di videoconferenza come Zoom, permettendo quindi di fornire direttamente ai partecipanti il link per partecipare alla videoconferenza alla data e all’ora prefissata. La persona sceglie data e ora e automaticamente il sistema comunica con Zoom per programmare la videoconferenza.

Altri tipi di integrazioni possibili sono solitamente consentite tramite un servizio come Zapier, che personalmente utilizzo da anni con soddisfazione. Se non lo conosci, si tratta di una sorta di coltellino svizzero che consente di mettere in comunicazione tra di loro diversi servizi, senza la necessità di scrivere codice di programmazione.

In questo modo è possibile ad esempio trasmettere i dettagli di una prenotazione a un sistema di marketing automation come ActiveCampaign. Altri esempi di integrazioni utili sono il supporto a Google Analytics o al pixel di Facebook.

Alcune delle integrazioni possibili con Acuity Scheduling
Alcune delle integrazioni possibili con Acuity Scheduling

Quale servizio/plugin scegliere per gestire i tuoi appuntamenti?

Come puoi immaginare, non posso dirti qual è il sistema migliore per le tue esigenze, ma posso fornirti alcune indicazioni che possono aiutarti nella scelta.

Se sei un consulente o un professionista che necessità di una soluzione per fissare appuntamenti o presso il tuo studio o online tramite Skype o Zoom, allora ti consiglio decisamente un servizio come Calendly per la sua facilità d’uso e il costo tutto sommato molto contenuto. Anche Acuity Scheduling è una soluzione molto valida, soprattutto se hai bisogno di maggiori funzionalità (continua a leggere). Qui trovi la mia recensione completa di Calendly.

Usare un plugin per WordPress? Sei proprio sicuro?

Non ti consiglio di appoggiarti a un plugin per WordPress, più che altro per evitare tutta la complicazione della configurazione, della gestione e degli aggiornamenti. Questi sono tutti costi nascosti che molto spesso le persone non valutano quando installano un plugin.

È ovvio che, se il requisito principale è quello di avere una soluzione gratuita, allora un plugin WordPress come Bookly, che è disponibile anche in versione gratuita, può essere una buona scelta, soprattutto se hai già un sito WordPress.

Se poi ti servono funzionalità più avanzate, Bookly dispone di una versione Pro a pagamento e di un incredibile numero di addon acquistabili singolarmente a pagamento. Devi considerare però che il costo della versione Pro del plugin e quello dei vari addon, può superare facilmente il costo del canone annuo di un servizio esterno.

Un plugin come Amelia, da questo punto di vista, è più semplice dato che concentra tutte le funzioni all’interno di un unico plugin, evitando di farti installare 20 plugin aggiuntivi se vuoi sfruttare tutte le funzionalità. Anche Amelia mette a disposizione una versione gratuita.

Plugin come Bookly o Amelia, sono più indicati per studi medici/dentistici, palestre, spa, centri estetici, studi professionali che necessitano di fissare appuntamenti con più professionisti… Per queste realtà l’uso di un plugin può rappresentare anche un risparmio perché ti evita di dover acquistare più account per un servizio esterno.

Inoltre, plugin come Bookly si prestano molto in tutte quelle situazioni nelle quali non bisogna solo fissare un giorno e un orario, ma anche scegliere il servizio/trattamento e magari anche il professionista che erogherà quel servizio. Una soluzione di questo tipo è spesso inutilmente complicata se si tratta di gestire solo i tuoi appuntamenti.

Discorso differente invece se si tratta di gestire appuntamenti a pagamento. In questo caso, una soluzione basata su WooCommerce ha senso e può essere una buona scelta.

Plugin WordPress per gestire appuntamenti e prenotazioni

Oltre a Bookly ed Amelia, la categoria dei plugin WordPress per la gestione degli appuntamenti o delle prenotazioni è molto affollata. Ti assicuro che ogni volta che faccio delle ricerche in merito, ne spunta sempre fuori qualcuno che non avevo mai sentito nominare prima. Orientarsi non è facile.

Una delle prime cose che è utile capire è se si tratta di plugin orientati più alla gestione degli appuntamenti oppure più alle prenotazioni.

Lasciando perdere i plugin specifici per gli hotel, che esulano da questo articolo, la maggior parte dei plugin per WordPress dedicati a booking e appuntamenti sono focalizzati soprattutto su: SPA, centri estetici, dentisti, parrucchieri, palestre, centri yoga.

È chiaro che la maggior parte di queste realtà non ha in comune quasi nulla con le esigenze che può avere un singolo professionista, un consulente o un coach; che magari vuole solo uno strumento per semplificare i propri appuntamenti.

Per questo motivo ti consiglio di dare sempre un’occhiata alle demo dei vari plugin per capire subito di che tipo di plugin si tratta.

Ecco comunque alcuni dei più diffusi:

  • WooCommerce Bookings – Uno dei più costosi, come spesso avviene per molti dei plugin venduti direttamente da WooCommerce. Non è tra i migliori ma offre integrazioni con molti altri plugin per WooCommerce.
  • WooCommerce Appointments – Un plugin che si integra con WooCommerce e permette la vendita di appuntamenti a pagamento. Consigliato se hai già WooCommerce oppure se preferisci utilizzare WooCommerce per la vendita.
  • BirchPress Scheduler – Un’altra soluzione che può essere integrata con WooCommerce, ma è in grado anche di gestire i pagamenti autonomamente.
  • Salon Booking – Poco spazio ai dubbi per questa soluzione. Come si evince dal nome questo plugin è pensato soprattutto per SPA, saloni di bellezza, parrucchieri, cliniche e centri medici, palestre e centri sportivi, ma anche centri riparazione e servizi di noleggio che necessitano di gestire le prenotazioni.
  • Simply Schedule Appointments è un’altra ottima soluzione. Considero questo plugin tra i migliori in questa categoria, offre un’interfaccia molto semplice da utilizzare per i clienti e ricca di funzionalità. Permette di gestire anche i pagamenti e si integra con Gravity Forms. Offre anche la possibilità di collegamento con Zoom per la gestione degli appuntamenti virtuali. Non si integra però con WooCommerce.

Una piccola nota: spesso i plugin che si appoggiano a WooCommerce hanno l’inconveniente di rendere la procedura di prenotazione simile a quella dell’acquisto di un prodotto. Questo significa che sono poco adatti qualora si vogliano gestire anche gli appuntamenti gratuiti.
Selezionare giorno e orario e poi andare prima nella pagina del carrello e poi in quella del checkout per fissare una call via Zoom o Skype non è proprio il massimo della comodità, così come dover inserire tutti i dati per la fatturazione anche se l’appuntamento è a costo zero.

Calendly, Acuity Scheduling, Appointlet o…?

Tra un plugin per WordPress e un servizio esterno per gestire gli appuntamenti, personalmente preferisco usare un servizio esterno. Il costo è accettabile e soprattutto è un marchingegno in meno di cui occuparsi e che si può inceppare. L’uso di un servizio esterno lo consiglio soprattutto per i singoli professionisti.

Esistono molti servizi che offrono funzionalità di gestione appuntamenti. Tra tutti però, quelli che preferisco sono Calendly e Acuity Scheduling.

Entrambi hanno molte caratteristiche simili e:

  • permettono di definire diverse tipologie di appuntamenti;
  • si sincronizzano con tutte le principali piattaforme di calendario;
  • possono inviare promemoria via email e SMS;
  • si integrano con Zoom e Zapier;
  • permettono di accettare pagamenti;
  • mettono a disposizione widget per integrarli nelle pagine del proprio sito.

Calendly brilla per semplicità d’uso e per un costo leggermente inferiore. Questa semplicità però comporta alcune limitazioni.

Ad esempio Calendly non ha memoria delle persone. Cosa significa questo? Ogni volta che inviamo un link di prenotazione a un cliente, questo deve inserire i suoi dati per prenotare. Non esiste un account cliente che gli permette di gestire le sue prenotazioni in una schermata.

Questo si traduce anche nel fatto che non è possibile prenotare più sessioni consecutive, ma il cliente deve prenotare singolarmente ogni sessione. Questo comportamento può essere un problema nel caso di vendita di appuntamenti a pagamento. Il cliente infatti, con Calendly, dovrebbe prenotare ed effettuare separatamente il pagamento di ogni sessione.

Personalmente, quando ho avuto bisogno, ho aggirato questo problema creando moduli di pagamento con Gravity Forms che, una volta ricevuto al pagamento, forniscono al cliente un URL diretto per la prenotazione su Calendly senza richiedere l’inserimento dei propri dati.

Con Acuity Scheduling questo è più semplice, dato che è anche possibile vendere pacchetti di sessioni, come pure sfruttare buoni sconto. Inoltre Acuity Scheduling permette la creazione di account cliente. Una nostro cliente può quindi creare un proprio account senza dover quindi inserire ogni volta i suoi dati.

Acuity Scheduling dispone inoltre di un livello di integrazione con Zapier più avanzato rispetto a quello molto elementare offerto da Calendly, ma questo può essere una caratteristica irrilevante per molti.

Due caratteristiche di Acuity Scheduling che non mi è capitato di riscontrare altrove, sono quelle chiamate “Make Me Look Busy” e “Minimize Gaps in Scheduling“. La prima è quella che permette di evitare di mostrare subito tutti gli slot liberi, dando l’impressione che il professionista non abbia nulla da fare ;) È forse superflua, ma è carino che abbiano pensato anche a questo.

Quella chiamata Minimize Gaps in Scheduling la trovo invece geniale, dato che permette di concentrare gli appuntamenti in determinati orari, rendendo visibili gli slot prenotabili in prossimità di altri slot già impegnati. Se ad esempio hai reso disponibile l’intervallo tra le 14:00 e le 18:00 per gli appuntamenti, potresti preferire avere un appuntamento alle 14:00 e il successivo alle 14:30 piuttosto che averne uno alle 14:30 e il successivo alle 17:00.

Link monouso, per evitare prenotazioni “abusive”

Acuity Scheduling non dispone di una funzionalità, presente in Calendly e che uso molto spesso. Mi riferisco alla possibilità di creare link monouso, ossia link che dopo la prenotazione di un appuntamento non sono più utilizzabili. Questo permette di avere maggior controllo sull’accesso alla prenotazione dei propri appuntamenti.

In questo modo eviti, ad esempio nel caso degli appuntamenti gratuiti, che le persone prenotino in date diverse per poi decidere all’ultimo giorno se presentarsi oppure no all’appuntamento.

Oppure, nel caso di appuntamenti a pagamento, che le persone prenotino delle sessioni aggiuntive oltre a quelle che hanno pagato.

Sincronizzazione con altri calendari

Un’altra caratteristica, che personalmente considero un difetto, di Acuity Scheduling riguarda la sincronizzazione con i calendari come ad esempio Google Calendar, iCloud Calendard, il calendario di Office…

Mi spiego meglio: sia con Calendly che con Acuity è possibile collegare il proprio account a vari calendari. Con Calendly però si possono sincronizzare più calendari ma fissare gli appuntamenti solamente su un calendario e controllare gli altri per verificare che ci siano slot liberi. Su Acuity invece, collegando più account, gli appuntamenti vengono creati su tutti gli account collegati. Non è in pratica possibile collegare un calendario solo per verificare che non ci siano orari occupati. Questo si traduce nel fatto che se si collega il calendario di Google e quello di iCloud, ogni appuntamento ricevuto su Acuity viene salvato su entrambi i calendari. Una seccatura.

Alternative a Calendy più economiche

Se ti farebbe comodo un servizio come Calendly ma non vuoi dover pagare un canone mensile o annuale per un servizio del genere, ti suggerisco di dare un’occhiata a Tidycal di Appsumo. Puoi acquistarlo a soli $29 con licenza lifetime ed è possibile agganciarlo a Google Calendar e anche a Zoom, per generare in automatico i link per i meeting su Zoom. Rispetto a Calendly è meno avanzato e meno personalizzabile. Ad esempio, un volta che attivi l’integrazione con Zoom, questa viene utilizzate per tutti i tipi di appuntamento che hai creato con Tidycal. Con Calendly invece puoi gestire appuntamenti su Zoom, appuntamenti telefonici o in presenza, in modo separato.

Cosa sto utilizzando…

Ormai da alcuni anni utilizzo soluzioni di questo tipo per la gestione dei miei appuntamenti. Calendly è quella che ho utilizzato di più e che utilizzo ancora oggi.

Calendly inoltre, permette di essere utilizzato sia per la gestione degli appuntamenti gratuiti, sia di quelli a pagamento. Trovo invece che la maggior parte dei plugin per WordPress, soprattutto quelli che si appoggiano a WooCommerce, poco adatti per la gestione degli appuntamenti gratuiti.

Grazie a strumenti come Calendly, ho risparmiato un sacco di tempo ed evitato anche situazioni un po’ bizzarre. Come quando a una proposta del tipo “Chiamami domani, sono libero dalle 16 alle 18“, l’interlocutore ti risponde via email dicendoti “Perfetto, allora ti chiamo alle 18” 😩

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