Airtable No-Code/Low-Code Strumenti e Servizi

Airtable: cos’è, come funziona e perché utilizzarlo

Airtable è un servizio low-code / no-code che consente di creare database e app anche ad utenti poco esperti, sfruttando un’interfaccia user-friendly che ricorda quella di un foglio elettronico.

È impossibile non innamorarsi di Airtable ;) Uno strumento flessibile e disponibile anche in versione gratuita, che può semplificare il tuo lavoro, ma anche i tuoi hobby, la gestione della casa o altre attività personali.

Con Airtable puoi gestire il calendario editoriale del tuo blog, oppure i progetti in corso e i collaboratori del tuo studio. Puoi utilizzarlo per catalogare la tua collezioni di dischi o per pianificare un evento.

È uno strumento così flessibile che può essere utile sia ai freelance che alle grandi aziende, adatto sia a uno studio legale sia a un’agenzia immobiliare. Praticamente chiunque può trovare un modo o una scusa per utilizzare Airtable.

Esempio di tabella creata su Airtable
Esempio di un database creato con Airtable

Come funziona Airtable

Su Airtable, ogni singolo documento/app creato si chiama base. Una base è in pratica il database dedicato a un progetto. Ad esempio, puoi creare una base per gestire i tuoi libri, una base per gestire il tuo CRM, una base per tenere traccia del calendario editoriale del tuo sito…

All’interno di una base puoi avere una o più tabelle, proprio come succede nei tradizionali database. Volendo creare un database per gestire i progetti che segui per conto dei clienti, potresti aver bisogno di una tabella per gestire i clienti, una per gestire i progetti e un’altra per gestire le singole attività collegate a ogni progetto.

All’interno di ogni tabella possono essere presenti uno o più campi. Il nome del cliente è un campo, l’email del cliente è un altro campo…

Ogni riga della tabella è un record e ogni volta che viene creato un record le informazioni ad esso associate sono inserite in questi campi.

Airtable permette poi, come avviene nei database, di mettere in relazione le varie tabelle sfruttando le relazioni tra i campi. Tornando all’esempio di poco fa, ogni attività è collegata a un progetto e ogni progetto è collegato a un cliente. Questo permette di costruire delle relazioni che permettono poi di organizzare e visualizzare i vari record presenti nel database in base alle nostre necessità.

Airtable è flessibile e facile da usare

I principali punti di forza di Airtable sono la semplicità e la flessibilità. Airtable ti permette di inserire e conservare i dati che ti servono in modo semplice e di visualizzarli in tanti modi diversi, a seconda della situazione.

Se ad esempio utilizzi delle date, puoi visualizzare le informazioni anche sotto forma di calendario. Questo ti permette di avere una percezione più immediata delle varie scadenze:

Vista calendario per pianificare la pubblicazione dei post sui social

Oppure puoi anche sfruttare la vista Kanban, come quella presente in Trello, per avere sott’occhio i progetti che si trovano nelle varie fasi.

Airtable ti permette di collaborare con gli altri. Si integra con numerosi servizi esterni. Ha un’app mobile facilissima da usare per lavorare sui tuoi dati rapidamente ovunque ti trovi.

Non usare Excel o Google Sheets come se fossero un database

Un database semplice da usare come un foglio elettronico, questo è Airtable. Mi è capitato spesso vedere persone che usano fogli Excel o documenti su Google Sheets per conservare lunghi elenchi di dati, senza però effettuare alcuna operazione su tali dati. Spesso infatti Excel o Google Sheets, sono impiegati solo per archiviare delle informazioni.

Certo, esistono programmi come Microsoft Access o FileMaker per creare database. Peccato però che il loro utilizzo non sia proprio intuitivo. Per questa ragione vengono spesso utilizzati i fogli elettronici, anche se non sempre adatti per questo scopo.

Airtable parte appunto dall’idea che la modalità di inserimento dei dati dei fogli elettronici è semplice, rapida e intuitiva e la sfrutta per rendere facile, veloce e potente la creazione di database.

In pratica le persone possono creare delle vere e proprie applicazioni per gestire i propri dati senza dover imparare a utilizzare strumenti complessi o linguaggi di programmazione.

È però importante non dimenticare che Airtable è un database, non un foglio elettronico. Quindi così come un foglio elettronico non permette di fare cose che per un database sono banali, allo stesso modo con Airtable non è sempre possibile, oppure non è così semplice, effettuare operazioni che con Excel, Google Sheets o Apple Numbers sono elementari.

Airtable permette di raccogliere dati dall’esterno

Con Airtable puoi anche creare moduli per raccogliere informazioni in modo che, quando una persona compila quel modulo, i dati raccolti vengano raccolti e conservati nel database creato con Airtable. Puoi sfruttare questo sistema ad esempio per raccogliere delle candidature per una posizione lavorativa, o delle proposte per gli articoli di un sito.

I moduli creati possono essere condivisi sia utilizzando un URL messo a disposizione da Airtable sia incorporati in una pagina del tuo sito.

Esempio di creazione di un modulo partendo da un database di Airtable

Incorporare Airtable sul tuo sito

Airtable consente anche di incorporare una base dati oppure una singola vista all’interno di una pagina web, attraverso un codice di embed.

Questo consente di rendere pubblicamente consultabili eventuali tabelle, griglie o altri tipi di viste creati con Airtable.

È possibile creare automazioni

Vorresti ricevere una notifica ogni volta che un campo del tuo database viene modificato? Con Airtable è possibile.

Ma non solo. Grazie alle automazioni è anche possibile attivare un’automazione usando come attivatore qualcosa che si verifica su un’app esterna, come un evento creato su Google Calendar o il calendario di Outlook, oppure su Google Sheets o Google Forms.

Le azioni previste nelle automazioni di Airtable, possono essere l’invio di una mail, la creazione o la modifica di un record nel database oppure azioni in applicazioni come Google Calendar, Slack, Microsoft Teams, Gmail, pagine Facebook, account Twitter…

Sì, perché Airtable può essere usato anche per pubblicare direttamente su una pagina Facebook o su Twitter.

Parlando di automazioni, ho creato una base su Airtable per tenere traccia della scadenza delle varie licenze e dei canoni dei servizi in abbonamento. Grazie alle automazioni ho impostato Airtable per avvisarmi quando mancano 7 giorni alla data di rinnovo. Un’altra automazione invece si occupa di reimpostare la data di rinnovo non appena viene superata la scadenza, così non devo aggiornare ogni volta le date di rinnovo.

Prezzi di Airtable (è anche gratuito)

Una caratteristica che rende Airtable ancora più interessante è il fatto che è disponibile anche in una versione gratuita che, tra l’altro, offre moltissime funzionalità. Per gli usi più comuni non è nemmeno necessario ricorrere ai piani a pagamento, dato che già quello gratuito consente di:

  • creare un numero illimitato di database;
  • inserire fino a 1.200 record per ogni database;
  • utilizzare tutte le tipologie di campi e le varie modalità di visualizzazione;
  • avere a disposizione fino a 2GB di spazio per gli allegati di un database.

Esistono poi 3 piani a pagamento di Airtable:

  • Plus da $10/mese
  • Pro da $20/mese
  • Enterprise

I piani a pagamento offrono maggior spazio, un maggior numero di record che è possibile gestire in una singola base, più funzionalità e un controllo più granulare sui permessi di accesso e modifica ai dati.

Con il piano gratuito di Airtable però è già possibile creare molte soluzioni utili. Cosa stai aspettando. Prova subito Airtable, vedrai che inizierai a usarlo per qualsiasi cosa :)

Alternative ad Airtable

Questo strumento, come hai avuto modo di vedere, è molto flessibile. A volte, proprio questa flessibilità potrebbe indurre a utilizzare Airtable per compiti che potrebbero essere gestiti in modo più efficiente con applicazioni dedicate.

Per alcune esigenze, come ad esempio il CRM, la gestione di task e progetti, la raccolta e organizzazione di informazioni, potrebbe essere utile considerare anche altri strumenti, come ad esempio:

  • ClickUp e Monday.com, che però offrono un approccio meno orientato al database rispetto ad Airtable.
  • Smartsuite, che offre strumenti migliori rispetto ad AirTable per la gestione di task, progetti e CRM.

Un’altra considerazione che voglio condividere riguarda le recenti mosse di Airtable. L’aggiornamento dei listini, il taglio di centinaia dipendenti e il focus aziendale rivolto ormai soprattutto verso le grandi aziende. Quest’ultimo aspetto rischia di suonare come un campanello d’allarme per tutti noi utenti di piccole dimensioni che, in futuro, potremmo non trovare in Airtable risposte idonee alle nostre esigenze.

Lascia un commento