È impossibile non innamorarsi di Airtable ;) Uno strumento fantastico, e per di più disponibile anche in versione gratuita, che può semplificare il tuo lavoro, ma anche i tuoi hobby o la gestione della casa o di altre attività personali.
Con Airtable puoi gestire il calendario editoriale del tuo blog, oppure i progetti in corso e i collaboratori del tuo studio. Puoi utilizzarlo per catalogare la tua collezioni di dischi o per pianificare un evento.
È uno strumento così flessibile che può essere utile sia ai freelance che alle grandi aziende, adatto sia a uno studio legale sia a un’agenzia immobiliare. Praticamente chiunque può trovare un modo o una scusa per utilizzare Airtable.
Uno strumento flessibile e facile da usare
I principali punti di forza di Airtable sono la semplicità e la flessibilità. Airtable ti permette di inserire e conservare i dati che ti servono in modo semplice e di visualizzarli in tanti modi diversi, a seconda della situazione.
Se ad esempio utilizzi delle date, puoi visualizzare le informazioni anche sotto forma di calendario. Questo ti permette di avere una percezione più immediata delle varie scadenze:
Oppure puoi anche sfruttare la vista Kanban, come quella presente in Trello, per avere sott’occhio i progetti che si trovano nelle varie fasi.
Airtable ti permette di collaborare con gli altri. Si integra con numerosi servizi esterni. Ha un’app mobile facilissima da usare per lavorare sui tuoi dati rapidamente ovunque ti trovi.
Perché usi ancora Excel o Google Sheets come fossero database?
Un database semplice da usare come un foglio elettronico, questo è Airtable. Mi è capitato spesso vedere persone che usano fogli Excel o documenti su Google Sheets per conservare lunghi elenchi di dati, senza però effettuare alcuna operazione su tali dati. Spesso infatti Excel o Google Sheets, sono impiegati solo per archiviare delle informazioni.
Certo, esistono programmi come Microsoft Access o FileMaker per creare database. Peccato però che il loro utilizzo non sia proprio intuitivo. Per questa ragione vengono spesso utilizzati i fogli elettronici, anche se non sempre adatti per questo scopo.
Airtable parte appunto dall’idea che la modalità di inserimento dei dati dei fogli elettronici è semplice, rapida e intuitiva e la sfrutta per rendere facile, veloce e potente la creazione di database.
In pratica le persone possono creare delle vere e proprie applicazioni per gestire i propri dati senza dover imparare a utilizzare strumenti complessi o linguaggi di programmazione.
È però importante non dimenticare che Airtable è un database, non un foglio elettronico. Quindi così come un foglio elettronico non permette di fare cose che per un database sono banali, allo stesso modo con Airtable non è sempre possibile, oppure non è così semplice, effettuare operazioni che con Excel, Google Sheets o Apple Numbers sono elementari.
Usa Airtable anche per raccogliere i dati dall’esterno
Con Airtable puoi anche creare moduli per raccogliere informazioni in modo che, quando una persona compila quel modulo, i dati raccolti vengano raccolti e conservati nel database creato con Airtable. Puoi sfruttare questo sistema ad esempio per raccogliere delle candidature per una posizione lavorativa, o delle proposte per gli articoli di un sito.
I moduli creati possono essere condivisi sia utilizzando un URL messo a disposizione da Airtable sia incorporati in una pagina del tuo sito.
Incorporare i dati di Airtable sul tuo sito
Airtable consente anche di incorporare una base dati oppure una singola vista all’interno di una pagina web, attraverso un codice di embed.
Questo consente di rendere pubblicamente consultabili eventuali tabelle, griglie o altri tipi di viste creati con Airtable.
È possibile creare automazioni
Vorresti ricevere una notifica ogni volta che un campo del tuo database viene modificato? Con Airtable è possibile.
Ma non solo. Grazie alle automazioni è anche possibile attivare un’automazione usando come attivatore qualcosa che si verifica su un’app esterna, come un evento creato su Google Calendar o il calendario di Outlook, oppure su Google Sheets o Google Forms.
Le azioni previste nelle automazioni di Airtable, possono essere l’invio di una mail, la creazione o la modifica di un record nel database oppure azioni in applicazioni come Google Calendar, Slack, Microsoft Teams, Gmail, pagine Facebook, account Twitter…
Sì, perché Airtable può essere usato anche per pubblicare direttamente su una pagina Facebook o su Twitter.
Parlando di automazioni, ho creato una base su Airtable per tenere traccia della scadenza delle varie licenze e dei canoni dei servizi in abbonamento. Grazie alle automazioni ho impostato Airtable per avvisarmi quando mancano 7 giorni alla data di rinnovo. Un’altra automazione invece si occupa di reimpostare la data di rinnovo non appena viene superata la scadenza, così non devo aggiornare ogni volta le date di rinnovo.
Airtable è (anche) gratuito
Una caratteristica che rende Airtable ancora più interessante è il fatto che è disponibile anche in una versione gratuita che, tra l’altro, offre moltissime funzionalità. Per gli usi più comuni non è nemmeno necessario ricorrere ai piani a pagamento, dato che già quello gratuito consente di:
- creare un numero illimitato di database;
- inserire fino a 1.200 record per ogni database;
- utilizzare tutte le tipologie di campi e le varie modalità di visualizzazione;
- avere a disposizione fino a 2GB di spazio per gli allegati di un database.
Cosa stai aspettando. Prova subito Airtable, vedrai che inizierai a usarlo per qualsiasi cosa :)
