E’ sempre necessario un Content Management System per i siti aziendali?

Una recente conversazione con dei colleghi mi ha fornito lo stimolo per scrivere questo post che avevo in cantiere da tempo. Il tema è l’uso, anzi l’abuso dei Content Management System nella realizzazione dei siti web aziendali.

Nel 2008 può sembrare un po’ luddista e retrò mettere in discussione l’utilità di uno strumento come il CMS, che ha permesso ad un notevole numero di persone di pubblicare contenuti sul Web senza richiedere particolari competenze di tipo tecnico. A scanso di equivoci voglio quindi precisare che sono un fervente sostenitore di questo strumento e, chi mi conosce, sa che li uso quotidianamente nell’adempimento del mio lavoro.

Diversi anni di esperienza ed il confronto diretto con persone impegnate nella realizzazione di siti web, soprattutto aziendali, mi hanno però portato a credere che in molti casi l’impiego di un CMS può non essere la soluzione ottimale né per il cliente né per l’agenzia.

Considerare il progetto nella sua globalità

Se si è abituati a lavorare spesso con un particolare CMS si può commettere l’errore di approcciarsi ad un progetto web pensando secondo le logiche proprie di quella piattaforma. Non si pensa al modo migliore per trasformare le idee in realtà ma piuttosto a come far coincidere le necessità del cliente con le caratteristiche dello strumento. Ci sono situazioni in cui il punto di ottimo viene raggiunto senza richiedere né interventi drastici sul CMS né aggiustamenti o rivisitazioni delle esigenze del cliente. In altri casi però uno dei due fronti deve necessariamente cedere.
Fortunatamente molti degli attuali sistemi di gestione dei contenuti sono sufficientemente flessibili e riescono ad adattarsi piuttosto bene ai diversi scenari, anche se prima o poi capita sempre di scontrarsi con i limiti ed i vincoli imposti dallo strumento.
Bisogna quindi valutare in maniera adeguata i benefici apportati dall’implementazione del CMS con i possibili rischi che si potrebbero incontrare strada facendo.

Tutti i siti sono dinamici in fase di analisi

E’ molto educativo poter assistere sia alle dimostrazioni d’uso di un CMS che al loro impiego reale nel corso della normale routine aziendale. E’ sicuramente esaltante avere la possibilità di modificare qualsiasi contenuto in tempo reale con un semplice clic del mouse, poter impostare date di scadenza per i documenti, gestire cicli di approvazione per la pubblicazione ed il versioning dei contenuti. Quanto però di ciò che è effettivamente possibile viene in realtà utilizzato?
Ha senso usare un complesso sistema di gestione quando in un sito l’unica area dinamica sono le news? Non sarebbe più opportuno valutare quali aree del sito sono soggette a modifiche più frequenti ed adottare strumenti ad hoc per la loro gestione?
Se un progetto prevede una complessa gerarchia di documenti in costante espansione è molto probabile che un CMS rappresenti la soluzione ideale. Se però solo una parte del sito ed una tipologia di contenuto richiede tale necessità forse è più opportuno realizzare un sistema che soddisfi tale esigenza piuttosto che estendere la complessità a tutto il sito.

Istruzione all’uso

Un altro dei fattori da tenere in considerazione riguarda l’utilizzo dello strumento da parte del cliente. Alzi la mano chi non si è mai trovato di fronte alla necessità di inserire contenuti per conto di un cliente al quale è stato fornito un CMS. Nonostante l’apparente semplicità, i diversi Content Management System richiedono comunque una buona dose di pratica da parte dell’utente finale. In caso di difficoltà da parte di quest’ultimo può capitare quindi che venga contattato il fornitore che, a seconda dei casi, spiega le procedure corrette oppure provvede direttamente alla modifica o all’inserimento dei contenuti. E’ superfluo sottolineare che, in entrambe i casi, viene meno uno dei principali vantaggi per i quali è stato pensato il CMS.

Prestazioni

Personalmente tendo a considerare poco serio un CMS che non offra una funzione basilare come il caching. Che sia caching dell’intera pagina, un caching parziale o livello di query tale funzione consente di alleggerire il carico di lavoro del server quando un utente richiede una pagina del sito. Ecco un semplice esempio per chiarire meglio questo concetto (i puristi mi perdonino ;)):

• quando un utente visita una pagina di un sito web dinamico, il CMS esegue tutta una serie di operazioni sul database per reperire le informazioni da mostrare all’utente sotto forma di pagina in linguaggio html;
• senza un sistema di caching il CMS dovrebbe ripetere tutte le stesse identiche operazioni per ogni utente che visita quella determinata pagina, anche se i contenuti della pagina non cambiano da una visita all’altra;
• è chiaro quindi che un sistema di caching permetta di soddisfare un maggior numero di richieste evitando al server di dover continuamente compiere le stesse identiche operazioni.

Tornando al tema principale del post, è evidente che utilizzare un sistema dinamico per aree del sito destinate a rimanere immutate per molto tempo significa aggiungere complessità dove non ce n’è bisogno.

Considerazioni finali

La scelta dello strumento adatto alla realizzazione di un’idea è sempre un passaggio delicato all’interno di un progetto web. Inoltre la Rete è piena di discussioni e guerre di religione tra i sostenitori di questo o di quel CMS. A mio avviso invece è utile fare un passo indietro e valutare, in prima istanza, se vale la pena adottare uno tra i CMS che offre il mercato. Il rischio infatti è quello di lasciarsi tentare da una strada in discesa che rende veloce e rapido l’avvio di un progetto ma che, in futuro, può tramutarsi in un ripido e tortuoso sentiero di montagna.

E’ quindi opportuno valutare e tenere sempre presenti:

• le reali esigenze del cliente;
• la struttura organizzativa del cliente, le competenze e le risorse che è disposto ad impiegare per la gestione de sito;
• l’importanza di ridurre il più possibile la complessità;

Il tema affrontato è complesso ed è sicuramente pretenzioso pretendere di affrontarlo in tutti gli aspetti in un singolo post. Mi piacerebbe quindi conoscere le vostre impressioni sperando che possa nascere una discussione in merito.